Feedback is niet ingewikkeld!

Zie je er tegenop om je collega feedback te geven? Heb je er moeite mee om feedback te krijgen? Of zou je graag willen dat iedereen binnen jouw team elkaar meer helpt door tips te delen? Wat houd je tegen of waarom gebeurt dit nog te weinig? In deze eerste blog van de serie ‘Feedback: de normaalste zaak van de wereld?!’ ontdoen we dit krachtige middel van de niet-effectieve sluier die er overheen ligt.

Wat is feedback eigenlijk?
Feedback betekent letterlijk ‘terugkoppeling’ en komt oorspronkelijk uit de systeemleer. Met verbale of non-verbale feedback geef je in feite een reactie op een eerdere actie waarmee je invloed uitoefent op die actie.

Feedback wordt vaak ervaren als kritiek. Daarmee krijgt het direct een bepaalde lading en dat is zeer onterecht; het is zoals gezegd een terugkoppeling. Denk aan hoe je autorijdt: met kleine stuurcorrecties zorg je ervoor dat de auto op de weg blijft en dat je je reisdoel veilig bereikt. Zo werkt het ook in een werksituatie. Tijdens vergaderingen, in persoonlijke gesprekken of tijdens de dagstart hoor je waar collega’s (mogelijk) tegenaan lopen. Dit geeft je veel aanknopingspunten om een collega te helpen met een kleine tip of een advies. Maar ook om een compliment te geven voor iets dat je collega goed heeft gedaan. Ook dat is feedback! Wanneer je feedback deelt met collega’s, dan is iedereen in staat om beter te functioneren en wordt ook het team als geheel succesvoller.

“Feedback is the breakfast of champions.”

Ken Blanchard

Hoe hoog ligt de lat?
Als team of organisatie heeft iedereen dezelfde doelen voor ogen. Tevreden klanten, verhoging van het marktaandeel, de beste producten en een professionele service. De hoogte van die doelen, de mix en verhouding tussen de doelen en de interne werkwijze verschilt natuurlijk van bedrijf tot bedrijf. Maar die doelen vormen wél het gezamenlijke referentiepunt om feedback aan te relateren. Feedback is immers niet terugkoppeling willekeurig, omdat de feedbackgever iets zelf heel belangrijk vindt of zich vanuit de eigen persoonlijkheid ergert aan een collega!

Wanneer onderlinge feedback gerelateerd wordt aan de doelen of resultaten die jouw organisatie wil bereiken, dan is feedback altijd functioneel en helpt het de ander om zichzelf te ontwikkelen. En daarmee bij te dragen aan het realiseren van de organisatiedoelen! Feedback hoeft dan niet als persoonlijke kritiek of gedoe ervaren te worden en niemand hoeft bang te zijn om de onderlinge relatie op het spel te zetten. Je helpt immers samen om de organisatie en het team te versterken!

Bang voor gedoe?
Feedback kun je in verschillende situaties geven: tijdens bijeenkomsten, in functioneringsgesprekken, in bilaterale gesprekken en op de werkplek. Het niet delen van feedback kan verschillende oorzaken hebben. Zo zou je kunnen denken dat de relatie met de ander op het spel gezet wordt. Of dat het als kritiek wordt ervaren. En datzelfde geldt ook voor het ontvangen van feedback. Het helpt om het delen van feedback te zien als functionele terugkoppeling om de ander – en daarmee ook het team – te helpen en succesvoller te maken.

Maak het niet groter dan dat nodig is
In onze praktijk zien we het nog te vaak: managers die hun feedback opsparen voor de geplande functioneringsgesprekken of de jaarlijkse beoordelingsrondes. Waarom? Dit helpt medewerkers niet om op tijd bij te sturen en een bijdrage aan de team- of organisatiedoelen te kunnen leveren.

Om aan te geven waarom continue feedback (geven én ontvangen!) belangrijk is, maken we een klein uitstapje naar de sport. Hoe zou een atlete haar rondetijden moeten verbeteren als zij niet weet wat haar huidige tijden zijn of hoe kan een voetballer zijn techniek verbeteren als hij een wedstrijd niet terug kan zien of de data over zijn effectiviteit niet krijgt?

Bij bedrijven werkt het niet anders! Geef je medewerkers regelmatig zicht op wat je goed vindt gaan en waar mogelijke verbetering ligt. Spaar het niet op, want daarmee mis je niet alleen kansen voor iemand om zichzelf te ontwikkelen, maar je voorkomt ook dat het onnodig complex, zwaar of ingewikkeld wordt. Wat kost het je en wat is het ergste dat er kan gebeuren? Een klein beetje tijd en aandacht heeft een groot effect. Het geeft je collega de kans zich te ontwikkelen en je draagt bij aan het versterken van het teamsucces. En herkent de ander je feedback niet? Dan heb je een prachtig aanknopingspunt voor een waardevol gesprek. Wat er dus ook uitkomt, feedback – mits gegeven om de ander te helpen – kent alleen maar winnaars!

“We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.”

Bill Gates

En feedback ontvangen?
Zoals Bill Gates het zo mooi zegt, we hebben allemaal mensen nodig die ons feedback geven, omdat dat dé manier is waarop wij onszelf verbeteren. Laten we met elkaar toewerken naar een continue flow van feedback in het team waarbij het geven en ontvangen van feedback de normaalste zaak van de wereld is. Nodig je collega eens uit om je feedback te geven en zie het als een kans om jezelf verder te ontwikkelen. En onthoud: feedback gaat niet alleen maar over waar je je nog in kunt verbeteren, maar ook over inzicht in datgene dat je goed doet of waar je kracht ligt. Je hebt zelf in de hand waar je feedback over vraagt, begin klein als je er tegenop ziet. En krijg je feedback waar je niet blij mee bent? Probeer niet in de verdediging te schieten, maar vraag om toelichting en verduidelijking. Het kan zomaar zijn dat de ander iets ziet waar jij je zelf nog niet van bewust was en waar je mee aan de slag kunt. Hoe mooi is dat?

Aan de slag met feedback? Zo help je elkaar!
Wij hopen dat je feedback als een grote kans ziet om elkaar echt een stap verder te kunnen helpen. Voorkom over en weer irritatie of boosheid, daar is niemand mee geholpen. Erger je je aan een collega? Het kan behulpzaam zijn om eens voor jezelf uit te schrijven wat er aan de hand is. Wat zie je, wat voel je daarbij, welk effect heeft het gedrag van de ander en hoe zou je hem of haar kunnen helpen?

Vanuit de achtergrond en het niveau van feedback kun je de volgende vuistregels altijd gebruiken:

• Beschrijf het gedrag van de ander zo objectief en concreet mogelijk (gedrag)
• Geef aan wat het gevolg van dat gedrag is (gevolg)
• Benoem het gevoel dat het bij jou oproept (gevoel)
• Geef aan wat mogelijke alternatieven zouden zijn en hoe dit kan bijdragen (gewenst)

Meer weten of feedback effectief (leren) inzetten?
InContext is al 30 jaar dé specialist in het ontwikkelen van leiderschaps- en teamontwikkelingsprogramma’s, serious games en online tools. Zowel in Nederland als wereldwijd. Onze professionele adviseurs weten als geen ander inspiratie, creativiteit en partnership te combineren met analyse, daadkracht en resultaat. Wij maken het verschil met vernieuwende, duurzame oplossingen voor onze opdrachtgevers. Door serious gaming – al dan niet in combinatie met consultancy – in te zetten laat je collega’s oefenen en beslissingen nemen op basis van herkenbare scenario’s. Zij krijgen feedback op acties, hoe het anders kan én kunnen direct oefenen met andere interventies en gedrag. Bekijk bijvoorbeeld Selfie 360, Team Flow Index, Ixplora of TeamUp.

Binnenkort verschijnen de blogs ‘Is feedback nog wel actueel?’ en ‘Feedback is the breakfast of champions’. Beluister ook onze podcasts over verbinding, leiderschap en duurzame samenwerking. En download ons e-book ‘Succesvolle teams met een vrije flow van feedback‘. Heb je na het lezen van deze blog vragen of kunnen wij met je meedenken over de mogelijkheden binnen jouw team of organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op of boek een gratis demo van Selfie 360 of TeamUp, wij helpen je graag.

Voor deze blog hebben wij de volgende bronnen gebruikt:

• Covey, S. (2015). The 7 Habits of Highly Effective People (25th Anniversary ed.).
• Blanchard, K. (2016). BK Blog | Feedback is the Breakfast of Champions by Ken Blanchard.
• Benedict, T. (2009). De winnende dialoog (3de editie). Reed Business Education.